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Gesti贸n documental

GESTI脫N DOCUMENTAL E INFORMACI脫N

GESTI脫N DOCUMENTAL E INFORMACI脫N

Es una dependencia encargada de dise帽ar y modelar sistemas para la gesti贸n documental y para proveer informaci贸n de alta calidad y oportuna para la toma de decisiones.
Los diferentes aspectos de la gesti贸n de documentos en la Universidad de Manizales, son coordinados por el 谩rea de Gesti贸n Documental asignada a Planeaci贸n. Basado en la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Naci贸n.
El decreto 2609 de octubre de 2012, en su art铆culo No. 4, establece que la Coordinaci贸n de Gesti贸n Documental es un proceso transversal a toda la organizaci贸n.
Entendemos la Gesti贸n del Conocimiento, como: La capacidad para general valor, bas谩ndose en el Capital intelectual, que es utilizado por las personas, para alcanzar los objetivos estrat茅gicos.

脕reas que componen

  • Coordinaci贸n Gesti贸n Documental
  • Archivo Central
  • Archivo Hist贸rico

驴Qu茅 es Gesti贸n Documental?

-Proveer informaci贸n con buena calidad del dato, para la toma de decisiones

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Procesos de la Gesti贸n Documental

Decreto 2609 de 2012. Art铆culo 9掳. Procesos de la gesti贸n documental. 
La gesti贸n documental en las diferentes entidades p煤blicas en sus diferentes niveles,
debe comprender como m铆nimo los siguientes procesos

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Funciones de Gesti贸n Documental

FUNCIONES DE GESTION DOCUMENTAL

  • 鈥 Formular la Pol铆tica de Gesti贸n Documental.
  • 鈥 Dise帽ar y ejecutar el Plan de Gesti贸n Documental.
  • 鈥 Elaborar el Reglamento Interno de Archivo
  • 鈥 Crear y diseminar los protocolos para el manejo, consulta y conservaci贸n de los archivos de las dependencias y del archivo central.
  • 鈥 Recopilar y organizar t茅cnica y sistem谩ticamente todos los documentos de archivo de la Universidad de Manizales.
  • 鈥 Ejecutar las actividades relacionadas con la clasificaci贸n de documentos velando por la seguridad y conservaci贸n de los mismos.
  • 鈥 Recibir, radicar y redistribuir la correspondencia de la Universidad de Manizales.

Responsables de la Gesti贸n Documental

Planeaci贸n: Apoyo Estrat茅gico: Carta de Navegaci贸n Plan a Seguir Implementaci贸n,
Coordinaci贸n.
Secretaria General: - Apoyo Jur铆dico: Legislaci贸n, normatividad
Tecnolog铆a de la Informaci贸n: Apoyo t茅cnico: Hardware & Software, Infraestructura de redes, Digitalizaci贸n.
Desarrollo Humano: Apoyo en la capacitaci贸n en manejo del archivo de gesti贸n

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN LA TEORIA ARCHIVISTICA

  • 鈥 Principio de orden original: establece que la disposici贸n f铆sica de los documentos debe respetar la secuencia de los tr谩mites que los produjo.
  • 鈥 Principio de Procedencia: Establece que los documentos producidos por una instituci贸n y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. El documento debe estar situado en el fondo documental que procede.
  • 鈥 Principio de Vinculo Archiv铆stico: Establece que Los documentos de un mismo tr谩mite deben mantener el v铆nculo entre s铆.
  • 鈥 Principio de Agrupaci贸n Documental: Establece la jerarqu铆a ilustrada en el organigrama. Fondo documental, subsecciones, series, Subseries, unidades documentales (Simples 鈥 complejas)

ARCHIVO TOTAL - Ciclo Vital del Documento

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驴QU脡 SON LAS TABLAS DE RETENCI脫N DOCUMENTAL?

Seg煤n el Archivo General de la Naci贸n (AGN), Se definen TRD como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, que permite establecer cu谩les  on los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en t茅rminos de tiempo de conservaci贸n y preservaci贸n y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

QU脡 SON LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Seg煤n el Archivo General de la Naci贸n (AGN), las Tablas de Valoraci贸n Documental -TVD-  son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, as铆 como su disposici贸n final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

  • Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homog茅neos, emanados de un mismo 贸rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones espec铆ficas.
  • Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de 茅sta por su contenido y sus caracter铆sticas espec铆ficas.
  • Tipolog铆a documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramaci贸n, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla, y asignarle categor铆a diplom谩tica.

NORMATIVIDAD EN GESTION DOCUMENTAL

Definici贸n: ISO 15489-1:2001
鈥淟a Gesti贸n Documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistem谩tico la creaci贸n, la recepci贸n, el mantenimiento, la utilizaci贸n y la disposici贸n de los documentos鈥

FUNCIONES:

  • Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los documentos.
  • Custodiar y recuperar la documentaci贸n generada eficientemente.
  • Determinar el tiempo en que los documentos deben guardarse
  • Garantizar el buen funcionamiento de la organizaci贸n y el cumplimiento de la legislaci贸n vigente.Di
  • sposici贸n y eliminaci贸n de documentos

Legislaci贸n obligatoria a la gesti贸n documental

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Legislaci贸n asociada a la gesti贸n documental

  • 鈥 Ley 527 de 1999: Comercio electr贸nico y firmas digitales 
  • 鈥 Ley 1712 de 2014: Transparencia y acceso a la informaci贸n publica 
  • 鈥 Ley 1581 de 2012: Derecho a la intimidad 
  • 鈥 Decreto 2364 de 2012: Firmas electr贸nicas 
  • 鈥 Acuerdo 006 de 2014: Conservaci贸n de documentos

Proceso de organizaci贸n de Archivos de Gesti贸n

GLOSARIO
 

  • Archivos de Gesti贸n: Comprende toda la documentaci贸n que es generada por todas las dependencias de la Universidad.
  • Carpeta: Unidad de conservaci贸n a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento.
  • Expediente: Es una Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados org谩nica y funcionalmente por una instancia productora en la resoluci贸n de un mismo asunto.
  • Clasificaci贸n Documental: Fase del proceso de organizaci贸n documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales, es decir, clasificar por temas.
  • Tipo Documental: Se conoce como Tipo Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad espec铆fica elige y desarrolla.
  • Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o Empresas, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
  • Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homog茅neos emanados de un mismo 贸rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones espec铆ficas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas, facturas, entre otros.
  • Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de 茅sta por du contenido y sus caracter铆sticas espec铆ficas.
  • Folio: Hoja.
  • Foliar: Acci贸n de numerar hojas.

Procesos de Organizaci贸n

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Procesos de Calificaci贸n

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Procesos de Ordenaci贸n

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Proceso de Descripci贸n

Realice la foliaci贸n de cada carpeta (Expediente) realiz谩ndolo num茅ricamente de forma consecutiva sin utilizar ninguna otra marcaci贸n

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