La pertinencia en la gestión de proyectos
"La relevancia es la clave para el éxito en cualquier proyecto": John C. Maxwell
La gestión de proyectos, ayer y hoy, por diferentes que sean las metodologías que se apliquen a su desarrollo, se puede traducir como el conjunto de actividades requeridas para: definir un objetivo, establecer su plan de trabajo, ejecutarlo, ejercer control y seguimiento y hacer el cierre. Estas etapas describen un proceso sistémico que, ejecutado con disciplina, ofrece como resultado una efectiva gestión de proyectos.
Hoy esta disciplina cuenta con múltiples ayudas tecnológicas para desarrollar sus actividades de forma eficiente. Estas herramientas han ayudado en la evolución de la gestión de proyectos desde la metodología de ensayo y error, pasando por la programación en cascada, hasta las denominadas ágiles, que se basan en procesos iterativos realizados por los diferentes equipos, que en muchos casos trabajan en simultáneo, obligando el ejercicio de la comunicación, fundamental en la ejecución coherente de actividades para la satisfacción de las necesidades o problemáticas que dieron inicio al proyecto.
Es entonces cuando la pertinencia permite unir un proyecto desde la idea hasta su conclusión. La pertinencia hace referencia a lo que es más conveniente realizar para la solución de una problemática social, pública o particular, o la introducción de un nuevo producto o servicio en el mercado; es aquí donde los estudios previos y análisis de viabilidad obtienen su relevancia para determinar qué tan alineadas están las necesidades, la solución y las expectativas.
Los proyectos deben tener un propósito significativo para las partes que intervienen en él. Estos análisis deben hacerse desde los focos económico, técnico y social, agregando en la actualidad el ambiental, si es que el proyecto puede tener un impacto en este. Así, se definen los indicadores que medirán el desarrollo del proyecto en cada uno de estos focos.
La pertinencia debería evaluarse, sin ser camisa de fuerza, teniendo presente: la identificación de objetivos estratégicos, tanto para los beneficiarios como para los ejecutores; un análisis de las necesidades; el impacto que podría llegar a tener, que debe ser significativo en el cubrimiento de las expectativas de todos los involucrados; los recursos disponibles para el desarrollo del proyecto (técnicos y económicos); y un análisis de riesgos y/o desafíos de la implementación del proyecto.
Analizando los resultados de viabilidad y factibilidad se toma una decisión sobre la pertinencia de su realización, que, según mi experiencia, una vez se haya tenido la idea o se haya observado la necesidad de realizar un proyecto, la pertinencia se debe construir de acuerdo con las necesidades, contextos y políticas, respondiendo las siguientes preguntas: ¿por qué se debe hacer?, ¿cómo se puede hacer?, ¿para qué se va a hacer? Las respuestas ayudarán a construir el objetivo, la justificación, el plan de trabajo y las metas o finalidad(es) que tendrá el proyecto.
*David García Castañeda
Economista de la Universidad de Manizales
Graduado en el año 2010
Referencias
Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge Guide), 6ª edición, Project Management Institute, 2017.
Heerkens, Gary R. Gestión de proyectos: un enfoque sistémico para la planificación, programación y control. John Wiley & Sons, 2010.
Jugdev, K. y Thomas, J. (eds.). Handbook of Research on Project Management. Edward Elgar Publishing, 2009.
*Las opiniones expresadas en este espacio no comprometen el pensamiento de la Universidad de Manizales.