La importancia de la gestión documental en las organizaciones

Para nadie es un secreto que la profesión del archivista en las empresas, sobre todo en Hispanoamérica, ha sido subvalorada, no se ha entendido su importancia, mucho menos el rol fundamental que estos profesionales desempeñan. El archivista es mirado diferente, han sido enviados a los últimos rincones de las empresas o sótanos fríos, en sus delantales blancos a “organizar papelitos”, y para muchas personas este sería el último lugar de trabajo donde quisieran estar. Otra creencia es que en el archivo trabaja el personal que ya cumplió su ciclo en la organización, o es el escampadero de muchos porque en otro lugar no tienen cabida, o acaban de llegar de una incapacidad y deben hacer algo mientras, pues no se tiene presupuesto y surge como primera opción enviarlos a la “zona de castigo” como en algún momento fue conocida.

Qué grave error este desconocimiento. Con este tipo de decisiones las organizaciones comienzan a perder dinero, pero esto solo se ve reflejado cuando en alguna dependencia necesitan un documento para atender un proceso judicial urgente y este no se encuentra por ninguna parte, el que sabía dónde está el documento ya no pertenece a la organización, no se sabe cómo fue guardado, un temporal de turno lo puso en alguna carpeta o expediente o hay tantas copias digitales que no se sabe cuál es el que realmente se necesita. Ahí sí, los archivistas se convierten en los verdaderos protagonistas. Esto me lleva a hacer las siguientes reflexiones: ¿cómo se retiene la información en su organización?, ¿su organización ha cuantificado el costo de no tener los documentos en el momento necesario?, ¿ha evaluado el impacto de la fuga o pérdida de la información de los documentos electrónicos que se están produciendo?; dejémoslo ahí por ahora. ¿Usted o su organización han vivido alguna de estas situaciones?

Los llamados países del primer mundo lo han entendido diferente; en Estados Unidos, por ejemplo, los archivos y registros federales dependen directamente del Gobierno Federal y tienen la máxima seguridad para ser custodiados por personal calificado, porque la producción documental y sus contenidos son considerados información estratégica, el mayor activo intelectual, y este debe estar organizado e indexado con criterios archivísticos para ser utilizado por la inteligencia del gobierno como evidencia para la toma de decisiones y la producción de nuevo conocimiento, incluyendo los archivos históricos; el sistema de archivo está diseñado para ser accesible a la investigación, obviamente con algunas excepciones basadas en la confidencialidad o la seguridad de la información. Según la Declaración Universal sobre los Archivos de la UNESCO, estos “custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación”. Con esta definición traigo a mi memoria las palabras que expresaba el filósofo y escritor español Jorge Agustín Nicolás Ruiz de Santayana: “Aquellos que no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo”.

Desconocer los beneficios estratégicos de la gestión de documentos cuando se aplica la función archivística durante la cadena digital de custodia y su esquema de metadatos sin conocer o describir los contextos que identifican las situaciones hace que se pierdan las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de la información en tiempo real durante el ciclo vital del documento, que solo ganan importancia cuando las organizaciones tienen que pagar grandes sumas de dinero por sobrecostos que no se ven reflejados en los estados financieros o sencillamente no se saben calcular; peor aún, al momento de tomar la decisión no se conocen las evidencias debido a la desorganización de sus archivos, por lo que es fundamental saber hacer y apropiarse del conocimiento.

La gestión documental contribuye a mejorar la rentabilidad, la productividad y el desempeño organizacional de los procesos. Tener la trazabilidad de los actos administrativos y el análisis de los flujos de información que van a marcar la historia y a construir la memoria de las organizaciones debería ser la prioridad para garantizar su transparencia, puesto que es allí donde la gestión documental desde su transversalidad aporta a la transformación digital; estamos un poco lejos todavía, pero cada vez se está fortaleciendo más la importancia de los archivos y la preservación y conservación de los documentos independientemente del formato en el que se ha recolectado la información: físico, digital, oral, audio, video, etc.

En el caso particular colombiano, somos un referente en Hispanoamérica y ya se tiene una ruta de normatividad propuesta. Hace 23 años se creó la Ley 594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, y se profesionalizó el rol del archivista hace 13 años, con la Ley 1409 de 2010. ¿Qué ha pasado entonces?, ¿por qué los profesionales archivistas no han sabido posicionar su profesión?, ¿por qué las directivas de las organizaciones no han entendido los beneficios que tiene una buena gestión de documentos? Hay camino por recorrer, pero el verdadero riesgo está en la pérdida de información de los documentos que se encuentran ubicados en fondos acumulados, valiosos documentos históricos que fueron eliminados o que pueden desaparecer; peor aún, algunos ya desaparecieron por el deterioro físico o ambiental; esta es una gran amenaza y los líderes deben tomar conciencia.

Medir el impacto del desconocimiento sobre la labor del profesional calificado para evitar esta pérdida es fundamental, y el archivista debe entender desde su rol la corresponsabilidad que tiene con las otras disciplinas para fortalecer la interoperabilidad con los sistemas de información en su interactuar con las tecnologías, los sistemas de calidad y los sistemas ambientales y de sostenibilidad. Otro gran interrogante podría ser: ¿por qué en esta disciplina para unos, ciencia para otros, los tomadores de decisiones no han sabido entender estratégicamente su esencia?